Созданная единая информационная система автоматизировала основные бизнес-процессы предприятия: работу центрального офиса и удаленных подразделений – склад и цех. Система позволяет обрабатывать в центральной базе более 600 тыс. документов в год.
Ведение учета по нескольким подразделениям в одной базе позволило сократить трудозатраты сотрудников на обработку информации в 2 раза.
Мы смогли оптимизировать численность персонала, вдвое сократив расходы. При этом рост числа кофеен не требует увеличения штата бухгалтеров.
Централизованный сбор и хранение как справочной, так и оперативной информации, позволяет исключить ее задваивание.
Благодаря возможности составления консолидированной отчетности, руководство компании может контролировать финансовые показатели и получать отчеты о результатах деятельности предприятия.
Первая кофейня «Шоколадница» была открыта в 1964 году. Благодаря активному развитию, «Шоколадница» стала одной из крупнейших сетей кофеен в сфере ресторанного бизнеса. На сегодняшний день на территории России и в странах СНГ насчитывается более 200 кофеен.
Отличительная особенность каждой из кофеен – изысканный и уютный дизайн интерьера, теплая и неповторимая атмосфера. Главный козырь сети – собственное кондитерское производство.
Для повышения эффективности управления предприятием руководство компании приняло решение о переходе на новую информационную систему, позволяющую работать с большим объемом информации, в многопользовательском режиме, и, учитывая динамичный рост компании, легко масштабируемую.
Руководитель ИТ-Департамента сети «Шоколадница» Геннадий Сбытов так прокомментировал возникшую необходимость внедрения новой АСУ: «Учет велся по каждой кофейне в отдельных базах, и очень сложно было консолидировать данные. Из-за технологических ограничений приходилось периодически начинать ведение новых баз. В результате их число к определенному моменту перевалило за 200.
Система не поддерживала возможность ведения учета по нескольким подразделениям в одной базе. В результате у каждого бухгалтера на каждое подразделение создавалась отдельная база, причем как для бухгалтерского, так и для управленческого учета. Часть управленческой отчетности формировалась средствами электронных таблиц.
Планируя дальнейший рост компании, руководство понимало, что наступает момент, когда доверять данным, собранным вручную из огромного количества баз становится рискованно».
В качестве партнера по автоматизации была выбрана компания «1С-Рарус», имеющая большой опыт реализации проектов по комплексной автоматизации предприятий питания с распределенной структурой подразделений.
Компания «1С-Рарус» предложила Заказчику комплексный подход к автоматизации сети на базе программного продукта «1С-Рарус:Управление рестораном» на платформе «1С:Предприятие 8».
В результате выполненного проекта были автоматизированы бизнес-процессы складского, производственного учета, контроля себестоимости и управления ценообразованием:
Складской учет
Автоматизирован складской учет продуктов, полуфабрикатов и блюд. Полный цикл: заказ, поступление, перемещение, инвентаризация, списание. Для учета материально-производсвтенных запасов по каждому складу можно использовать различные способы их оценки: «по среднему» или «ФИФО». Реализована возможность учета товаров по дополнительным характеристикам (сроки годности, сертификаты безопасности), постатейное списание (порча, питание персонала и т.д.), учет пересортицы.
Система позволяет отслеживать входящие цены поставщиков, сравнивать с предыдущими периодами, выбирать оптимальные условия закупки продуктов по различным критериям, учитывать сезонные колебания и изменения на рынке.
Сокращено время на оценку текущей задолженности перед поставщиками: с 1 дня до 1 минуты.
В связи со спецификой компании – внутренними перемещениями между подразделениями, минимизирован двойной ввод документов – расходных документов в базе подразделения-отправителя и приходных – в базе подразделения-получателя.
Производственный учет
Значительно облегчен контроль себестоимости. Система позволяет вести учет выпуска продукции (наборов, блюд, полуфабрикатов) с расчетом себестоимости, учет возможных недовложений продуктов при формировании себестоимости. Расчет химикоэнергетических характеристик блюд (белки, жиры, углеводы, калорийность и т.д.)
Исключены ошибки расчета себестоимости при движении продуктов и полуфабрикатов между складом, цехом и «Шоколадницами». Система позволяет избежать отпуска товара со склада и его приходования бухгалтером-калькулятором по разной себестоимости.
Автоматизирован развернутый учет полуфабрикатов. Учитывая использование полуфабрикатов при приготовлении блюд, система позволяет контролировать использование соответствующих рецептур при расчете себестоимости. Анализ среднего расхода и потребностей производства дает возможность минимизировать суточный запас сырья на складе, а также экономит время при определении правильного количества заказанного сырья.
Автоматизированы заказы с кофеен в кондитерский цех. На их основании формируются сменные задания на производство продукции, что оптимизирует работу сотрудников и расход сырья.
Ведение учетной информации по данному модулю позволяет в соответствии с полученными данными формировать сезонное и обновленное меню.
Учет реализации
После закрытия кассового дня и проведения реализации возможно формирование ряда аналитических отчетов: анализ продаж, анализ продаж и списаний, рейтинг продаж, ABC-XYZ анализ блюд. С их помощью можно отслеживать наценку на блюда, текущий фудкост по каждой кофейне, рентабельность каждого блюда и множество других показателей.
По словам руководителя проекта со стороны Заказчика – Рашевской Надежды: «Созданная единая информационная система автоматизировала основные бизнес-процессы предприятия: работу центрального офиса и удаленных подразделений – склад и цех. Система позволяет обрабатывать в центральной базе более 600 тыс. документов в год.
Ведение учета по нескольким подразделениям в одной базе позволило сократить трудозатраты сотрудников на обработку информации в 2 раза.
Мы смогли оптимизировать численность персонала, вдвое сократив расходы. При этом рост числа кофеен не требует увеличения штата бухгалтеров.
Централизованный сбор и хранение как справочной, так и оперативной информации, позволяет исключить ее задваивание.
Благодаря возможности составления консолидированной отчетности, руководство компании может контролировать финансовые показатели и получать отчеты о результатах деятельности предприятия».
Информация о сети кофеен «Шоколадница»
Первая кофейня «Шоколадница» была открыта в 1964 году. Благодаря активному развитию, «Шоколадница» стала одной из крупнейших сетей кофеен в сфере ресторанного бизнеса. На сегодняшний день на территории России и в странах СНГ насчитывается более 200 кофеен.
