Как продать автомобиль в трейд-ин в Альфа-авто редакция 6

Статья будет полезна руководителям и собственникам автосалонов, которые используют или планируют внедрять схему трейд-ин, менеджерам по продаже новых автомобилей и специалистам по выкупу автомобилей с пробегом, руководителям отделов продаж и трейд-ин, а также бухгалтерам.

Продажа нового автомобиля по программе трейд-ин это сложный процесс, в котором участвуют несколько подразделений: колл-центр, отдел продаж новых автомобилей, отдел выкупа автомобилей с пробегом и касса. Важно, чтобы все этапы сделки были выстроены последовательно, прозрачно и без потери данных.

В программе Альфа-Авто редакции 6 процесс трейд-ин полностью автоматизирован и реализован на базе взаимосвязанных модулей системы. От первого обращения клиента до передачи нового автомобиля и взаимозачета стоимости старого все действия фиксируются в единой цепочке документов.

В этой статье подробно разберем, как пошагово организовать продажу автомобиля в трейд-ин в программе Альфа-Авто редакции 6: какие модули используются, какие документы формируются на каждом этапе и как взаимодействуют сотрудники разных подразделений в рамках одной сделки.

Иллюстрации в документе подготовлены с использованием демонстрационной базы с вымышленными сведениями. Совпадения с реальными данными случайны.

Какие модули используются при продаже автомобиля в трейд-ин

Продажа нового автомобиля с одновременным выкупом старого по программе трейд-ин в программе Альфа-Авто редакции 6 реализована на базе нескольких функциональных модулей:

• основной базовый функционал продукта «Альфа-Авто»;
• дополнение «Управление взаимоотношениями с клиентами» (CRM);
• дополнение «Автомобили с пробегом».

Все этапы сделки — от первого обращения клиента до передачи нового автомобиля — фиксируются в системе и объединяются в единую цепочку документов.

Этап 1. Регистрация входящего обращения клиента

Процесс начинается с обращения клиента с намерением купить новый автомобиль и сдать старый по программе трейд-ин.

Как зарегистрировать обращение

Продажа нового автомобиля с одновременным выкупом старого по программе трейд-ин в программе Альфа-Авто редакции 6 реализована на базе нескольких функциональных модулей:

1. Перейти в раздел «Маркетинг», затем «Контакт-центр». Контакт-центр может использоваться как автономно, так и с интеграцией с телефонией.

   

2. При использовании решения «1С-Рарус: Интеграция с телефонией (СофтФон)» входящие звонки фиксируются автоматически.
3. Указать данные клиента и цель обращения.
4. Нажать «Завершить контакт».

   

5. В результате создается документ «Событие», который отображается в журнале «События» и фиксирует входящее взаимодействие с клиентом.

Этап 2. Создание рабочего листа по продаже нового автомобиля

После регистрации обращения с клиентом начинает работать менеджер отдела продаж новых автомобилей.

Входящее обращение привязывается к сделке следующим образом:

1. В документе события нажать «Подбор документа».
2. Выбрать существующего клиента или создать нового.

   Обратите внимание: по введенной информации (ФИО или номеру телефона) система предложит выбрать уже заведенного в базу клиента с аналогичными ФИО и номером телефона. Пользователь может выбрать найденного в базе данных клиента или создать карточку нового.

   

3. Нажать «+ Рабочий лист».

Рабочий лист — основной документ сделки. Все дальнейшие действия и документы будут связаны именно с ним. Начальный статус рабочего листа — «Создан».

Цепочка документов на этом этапе выглядит так:

Этап 3. Подбор и резервирование нового автомобиля

Подбор автомобиля для клиента

В рабочем листе:

1. Указать контрагента (создать карточку клиента при необходимости).

   Обратите внимание: при создании нового контрагента необходимо заполнить все обязательные поля карточки.

   

2. Перейти на вкладку подбора автомобиля.
3. Задать параметры поиска и открыть форму «Подбор автомобилей».

   

4. В подборе отображаются автомобили, зафиксированные в базе. Для продажи доступны только автомобили:
   • в наличии;
   • не забронированные другими клиентами.
5. Выбрать автомобиль и включить его в рабочий лист.

Резервирование

Если автомобиль подходит клиенту:

1. Провести рабочий лист.
2. Нажать «Зарезервировать».

   Обратите внимание: резервирование возможно только при наличии карточки клиента в базе.

   Срок резерва определяется настройками системы и может быть изменен пользователем.

   

3. После резервирования автомобиль становится недоступен для других менеджеров. Это можно проверить в форме подбора автомобиля.

В цепочке документов также появилось резервирование автомобиля.

Этап 4. Фиксация трейд-ин и постановка задачи отделу выкупа

Указание трейд-ин в сделке

На вкладке «Сделка»:

1. Указать стоимость нового автомобиля.
2. Установить флаг «Приобретение автомобиля по схеме трейд-ин».
3. Заполнить первичные данные автомобиля клиента: марка, модель, год выпуска, пробег.
4. После заполнения провести документ.

Создание задачи менеджеру трейд-ин

1. Перейти в «Заказы автосалона», затем «Рабочие листы».
2. Выбрать нужный рабочий лист.
3. Нажать «Создать событие».
4. Указать содержание задачи (например: «Связаться с клиентом, согласовать трейд-ин»).
5. Назначить ответственного и вид события — «Исходящий звонок».
6. Провести и закрыть документ.

Все контакты с клиентом (входящие и исходящие) отображаются на вкладке «Взаимодействия» рабочего листа.

Этап 5. Работа менеджера по выкупу автомобиля с пробегом

Менеджер трейд-ин открывает назначенное ему событие в журнале «События».

Создание рабочего листа выкупа

1. В событии:
   • Отображается связь с рабочим листом продажи. Можно оперативно открыть документ и начать работу.
   • В рабочем листе на вкладке «Сделка» видны данные автомобиля, сдаваемого в трейд-ин.
2. В строке «Рабочий лист выкупа» необходимо нажать «Создать».

Обратите внимание: менеджер может создать рабочий лист выкупа заранее, а потом уже клиент решит купить новый автомобиль. Тогда очередность событий меняется.

Этап 6. Заполнение данных, оценка и осмотр автомобиля

Заполнение данных автомобиля

После взаимодействия с клиентом на рабочем листе выкупа на вкладке «Автомобиль» указываются характеристики:

• марка,
• модель,
• год выпуска,
• пробег,
• тип двигателя,
• КПП,
• кузова и т.д.

Обратите внимание: данные являются предварительными до фактического осмотра.

Создание карточки автомобиля

На вкладке «Сделка» происходит оценка автомобиля. После прибытия автомобиля на оценку нужно:

1. Нажать на гиперссылку «Создать документ оценки».

   

2. В поле «Автомобиль» создать карточку автомобиля.
3. Заполнить VIN, пробег, наименование.
4. Заполнить вкладку «Основные характеристики»:
   • марка,
   • модель,
   • год выпуска,
   • пробег,
   • ПТС,
   • номер двигателя,
   • номер шасси,
   • тип салона,
   • тип двигателя,
   • тип КПП,
   • тип кузова,
   • цвет кузова.
5. Нажать «Записать и закрыть».

   

Обратите внимание: карточка автомобиля и документы на него создаются только на этапе, когда машина фактически приехала на оценку.

Осмотр автомобиля

Осмотр автомобиля происходит на вкладке «Осмотр».

• Используется печатная форма «Акт осмотра» — бланк для заполнения параметров машины (наличие или состояние). Например: адаптивный круиз-контроль — есть, люк — нет и т. д.

  

• Результаты осмотра переносятся в систему.
• Структура данных или вопросы могут быть изменены в разделе «Автомобили с пробегом», затем «Свойства и характеристики автомобилей».

  

После осмотра движок устанавливается в положение «Осмотр проведен», при необходимости добавляются замечания и файлы. Например, «Царапина на правом крыле 10 см». Пользователь также может прикрепить файл.

Этап 7. Согласование цены

1. На основе полученных при осмотре данных менеджер подержанных автомобилей анализирует рынок и фиксирует диапазон цен в левой части экрана.
2. После переговоров с клиентом указывается итоговая цена.
3. Менеджер нажимает гиперссылку «Согласовать».

   

4. Создается документ «Изменение цен автомобилей» с типом цен «Закупки».

   Обратите внимание: настройкой прав можно запретить продажу автомобиля по любой другой цене кроме той, что была зафиксирована.

   При использовании модуля «Утверждение документов» цена может утверждаться руководителем.

5. После согласования гиперссылка изменится на «Согласован. Сумма согласования составляет ХХХ РУБ».
6. Работа с актом оценки завершена.

Возвращаемся в рабочий лист. В правой части экрана появилась гиперссылка «Акт оценки автомобиля ХХХ от ХХ.ХХ.2025».

Теперь цепочка документов по трейд-ин дополнилась актом оценки и осмотра автомобиля, а также установкой цен на автомобиль.

Этап 8. Оформление продажи нового автомобиля

Из рабочего листа менеджера по продаже:

1. Создать заказ на автомобиль.
2. Перенести данные нового автомобиля.
3. Установить признак сделки по схеме трейд-ин.
4. Подтянуть ссылку на рабочий лист.
5. Провести документ.

Предоплата

Как правило, после заключения договора клиент вносит не всю стоимость, а часть — предоплату.

• В документе «Заказ покупателя» на вкладке «Счета на оплату» формируется счет.
• Клиент вносит предоплату (сумма произвольная, например, 100 000 рублей).
• Необходимо указать в поле «В счет» необходимую сумму предоплаты и нажать кнопку «Добавить счет на оплату».

  

• Печатается счет и передается клиенту для оплаты в кассе.
• Кассир по списку счетов находит счет, принимает оплату.
• После нажатия кнопки «Оплатить» пробивается чек на предоплату — 100 000 рублей.

  

Этап 9. Выкуп старого автомобиля и взаимозачет

Для выкупа старого автомобиля надо:

1. Перейти в рабочий лист менеджера по работе с подержанными автомобилями.
2. Установить статус «Договор».

   

3. Нажать на гиперссылку «Создать документ поступления».
4. Зафиксировать поступление товаров (например, на 400 тыс рублей).
5. Провести документ.

   

6. Перейти на вкладку «Трейд-ин».

Можно полностью зачесть сумму старого автомобиля в цену нового, а можно сделать частичный зачет (например, 300 тыс рублей — в зачет, а оставшиеся 100 тыс рублей отдать клиенту).

При частичном зачете:

1. После указания суммы и нажатия по кнопке «Распределить» создается документ взаимозачет на приобретение нового автомобиля.

   

2. Оставшуюся сумму надо выдать. Для этого на основании этого документа создать документ «Заявка на расход из кассы».
3. Указать, из какой кассы организации будут выдаваться денежные средства.
4. Указать статью расходов.
5. После этого будет сформирован чек для выдачи или расходный кассовый ордер.

   

Теперь в цепочке документов фиксируется также предоплата клиента и зачет суммы с продажи старого автомобиля.

Этап 10. Завершение сделки и передача автомобиля

В заказе клиента красным цветом выделен долг организации перед контрагентом, то есть сумма, которую внес покупатель в качестве предоплаты + сумма за трейд-ин. Для завершения сделки нужно:

1. Выставить счет на оставшуюся сумму с учетом части стоимости выкупленного автомобиля, которая была зачтена на этапе 9.

   

2. Клиент производит окончательный расчет.
3. Обновить заказ клиента. Теперь долг контрагенту составляет полную стоимость покупки. Клиент все оплатил.

   

4. Создать документ «Реализация автомобилей».
5. Провести документ

   

6. При необходимости сформировать счет-фактуру, провести документ.
7. Пробить чек на полный расчет по кнопке «Оплатить». В открывшемся документе нажать «Пробить чек».

Сделка считается завершенной: часть стоимости нового автомобиля зачтена за счет трейд-ин, автомобиль передан клиенту.

Теперь цепочка документов выглядит следующим образом:

Резюмируя

Программный продукт «Альфа-Авто» редакции 6 позволяет полностью автоматизировать процесс трейд-ин — от первого звонка клиента до передачи нового автомобиля и взаимозачета. Все этапы прозрачны, связаны в единую цепочку документов и контролируются в рамках одной системы.