Крепкий алкоголь в «1С:Общепит»: настраиваем ЕГАИС и работу с накладными

Статья будет полезна бухгалтерам, товароведам, специалистам по учету и сотрудникам ресторанов и предприятий общепита, которые работают с крепким алкоголем в «1С:Общепит» и «1С:Общепит КОРП» и ведут учет в ЕГАИС.

ЕГАИС (Единая государственная автоматизированная информационная система) — обязательный инструмент для организаций, работающих с алкогольной продукцией, чтобы легально вести деятельность, фиксировать поставки и продажи, подтверждать подлинность товара и соблюдать требования регулятора.

Система обеспечивает полный контроль оборота алкоголя: от производителя до конечного потребителя. Она позволяет исключить работу с контрафактом, минимизировать риски штрафов и выстроить прозрачный учет остатков и движения продукции.

В программах «1С:Общепит» и «1С:Общепит КОРП» можно организовать обмен данными с ЕГАИС по учету объема производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции в части поставок алкогольной продукции.

Для начала работы в 1С с ЕГАИС необходимо:

1. получить ключ для ЕГАИС и подключить его;
2. установить универсальный транспортный модуль (УТМ);
3. настроить работу программ.

В статье рассмотрим подключение к УТМ и настройки в программе.

Первоначальная настройка подключения к УТМ

Для настройки подключения к УТМ необходимо:

1. Перейти в раздел «Администрирование», «Настройки программы», затем «Интеграция с ЕГАИС».
2. В открывшейся форме на вкладке «Настройки» установить флажок «Вести учет алкогольной (спиртосодержащей) продукции».

3. Перейти по гиперссылке «Параметры подключения к ЕГАИС» и добавить настройку обмена с ЕГАИС с помощью кнопки «Создать». Если настройка была добавлена ранее, то необходимо проверить правильность заполнения формы настроек.
4. При создании в открывшейся форме указать IP-адрес УТМ (или имя компьютера), порт.
5. В поле «Код в ФСРАР» нажать на стрелочку.
6. Перейти по появившейся гиперссылке «Запросить код ФСРАР из УТМ». После выполнения запроса код подтянется из УТМ.

7. После заполнения кода появится гиперссылка для запроса информации об организации из ЕГАИС.

8. Необходимо запросить данные в открывшейся форме запроса.

9. После загрузки данных проверить реквизиты настройки подключения.
10. Выполнить настройки реквизита «Входящие документы» — выбрать действие с новыми документами из ЕГАИС: загружать или не загружать.
11. Выполнить настройки реквизита «Выполнять обмен» — выбрать вариант подключения:
    • На локальном компьютере — с УТМ будет взаимодействовать клиентский компьютер пользователя.
    • На сервере «1С:Предприятия» — с УТМ будет взаимодействовать компьютер, на котором установлен сервер 1С:Предприятия.

12. Далее по ссылке «не сопоставлено» сопоставить данные с организацией или торговым объектом.
13. В открывшейся форме для реквизита «Соответствует» установить флажок «Собственной организации» и в разделе «Сопоставлено в ИБ» выбрать организацию, для которой производится настройка обмена с ЕГАИС, а также торговый объект, привязанный к соответствующему КПП.

14. На завершающем этапе настройки в разделе «Главное», «Настройки», затем «Функциональность» перейти в подраздел «Розничная торговля» и проверить установку флажка «Алкогольная продукция».

Основные настройки для работы с ЕГАИС

К настройкам программы для работы с ЕГАИС можно перейти из разделов «Общепит склады и производство» или «Общепит продажи» — «Настройки» — «Параметры учета Общепита» — «Учет алкоголя».

1. В группе настроек «Учет алкоголя» необходимо установить настройки:
   • В журнале алкогольной продукции использовать только акты.
   • Заполнять Акт списания ЕГАИС ежедневными продажами по дате открытия смены — влияет на заполнение Актов списания ЕГАИС.
   • Ед. измерения для новой номенклатуры ЕГАИС — указать единицу измерения, которая будет подставляться для новой номенклатуры (рекомендуемое значение «Л»).
   • Группа для новой номенклатуры ЕГАИС — указать группу номенклатуры, в которую будет помещена новая номенклатура, полученная из ЕГАИС.

Рабочее место ЕГАИС

Все основные действия по обмену с ЕГАИС, включая его настройку, осуществляются из рабочего места «ЕГАИС», перейти к которому можно из раздела «Общепит склады и производство» — «Сервис» или «Администрирование» — «Сервис» — «ЕГАИС».

1. С помощью кнопки «Выполнить обмен» можно произвести ручной запуск обмена в информационной базе.

2. Перейдя по гиперссылке «Настройки и справочники» необходимо настроить параметры обмена и сопоставления справочников:
   • На вкладке «Настройки» проверить настройки подключения к УТМ, которые выполнялись на первом этапе (см. рис.1).
   • На вкладке «Справочники» выполнить настройки для обмена с ЕГАИС.
   • На вкладке «Регламентные задания», при необходимости, настроить расписание обмена с ЕГАИС.

Рассмотрим подробнее справочники.

Классификатор алкогольной продукции

Справочник хранит информацию об алкогольной продукции, загруженной из ЕГАИС. Загрузка данных справочника происходит автоматически при получении документов из ЕГАИС или при загрузке документов остатков ЕГАИС по регистрам (если учет ЕГАИС уже велся).

Данные об алкогольной продукции можно загрузить из ЕГАИС по ИНН производителя или по коду алкогольной продукции, отправив соответствующий запрос в УТМ по кнопке «Запросить алкогольную продукцию».

Классификатор организаций

Справочник содержит информацию о зарегистрированных в ФСРАР организациях, осуществляющих обмен данными в системе ЕГАИС (производители, импортеры и поставщики алкогольной продукции). По кнопке «Запросить» можно получить организацию по ИНН или по коду ФСРАР, также алкогольную продукцию по ИНН.

Справки к ТТН по форме 1

Здесь содержатся данные по справкам А. Это изначальная справка от производителя или при импорте, в которой содержится информация о дате производства, партии, дате реализации и сроках годности. Из данной формы можно сделать запрос справки в ЕГАИС по номеру или ее можно запросить из соответствующей справки 2 (см. рис. 13).

Справки к ТТН по форме 2

В справочнике содержатся данные по справкам Б. Они прилагаются к входящей ТТН и включают информацию от поставщика, формирует их продавец. Справка по форме 2 обновляется на каждом этапе продажи: каждый продавец оформляет собственную справку. В ней могут быть привязаны марки.

Также в форме «Рабочего места ЕГАИС» находятся группы: Закупки, Склад, Продажи, Производство и импорт, в которых хранятся документы ЕГАИС и текущие по ним задачи:

• Oформите — создание и отправка документов ЕГАИС на основании складских операций.
• Oтработайте — обработка документов ЕГАИС (подтверждение получения, отказ и пр.).
• Oжидайте — ожидание ответов из ЕГАИС.

В группе «Сервис» выполняется запрос в ФСРАР проверки кодов марок на остатках организации и переход к документам, позволяющим корректировать остатки маркированной продукции.

Номенклатура: создание и сопоставление с алкогольной продукцией ЕГАИС

В целях корректного обмена с ЕГАИС справочник «Классификатор алкогольной продукции» сопоставляют со справочником «Номенклатура», т. к. название алкоголя в информационной базе может отличаться от названия в классификаторе алкогольной продукции. Сопоставление номенклатуры выполняют для автоматической загрузки накладных ЕГАИС в информационную базу.

1. Далее необходимо создать учетную номенклатуру в разделе «Общепит склады и производство» (или «Общепит продажи») — «Справочники и настройки» — «Номенклатура».
2. Заполнить обязательные для алкогольной продукции реквизиты:
   • Интеграция с ФГИС — признак, что продукция относится к крепкому алкоголю при выбранной категории «Алкогольная продукция» (с акцизными марками).
   • Соответствие потребительской упаковке — для крепкого алкоголя всегда соответствует единице хранения (базовой единице измерения). Настраивается по гиперссылке «Настроить».
   • Номенклатурная группа.
   • Реквизиты в группе «Производитель» и «Алкогольная продукция».
   • Информация о единицах измерения (базовая, основная, рецептурная и тарная).
   • Штрихкоды.

3. Для крепкого алкоголя при работе с фронт-офисными программами необходимо создать номенклатурную группу в разделе «Общепит склады и производство» или «Общепит продажи» — «Справочники и настройки» — «Номенклатурные группы».
4. При создании группы необходимо заполнить реквизиты:
   • Маркировка и контроль — указать значение «Алкогольная продукция».
   • Указать «Признак предмета расчета».
   • Установить соответствующий параметр для единиц измерения.
   • Установить флажок «Подакцизный товар».

5. Сведения о производителе/импортере можно получить из справки по форме 1 в реквизите «Грузоотправитель».
6. Если продукция отечественного производства, то заполнить реквизит «Производитель» в группе реквизитов «Производитель», если импортного — «Импортер» в группе реквизитов «Алкогольная продукция».
7. Значение реквизита «Вид лицензии» для крепкого алкоголя всегда будет «Алкогольная продукция».
8. Значение реквизита «Вид продукции» должно соответствовать данным, указанным в алкогольной продукции ЕГАИС, к которой будет привязана данная учетная номенклатура.
9. Реквизит «Коэффициент пересчета в декалитры» используется для пересчета базовой единицы измерения в декалитры. При базовой единице измерения «литр» коэффициент в «дал» всегда будет составлять 0,1.
10. В реквизите «Объем нетто» указать объем тары алкогольной продукции.

11. Для созданной учетной номенклатуры производится сопоставление с алкогольной продукцией ЕГАИС, представленной в классификаторе. Сопоставление можно осуществлять из классификатора алкогольной продукции, из карточки номенклатуры или из документа «ТТН входящая ЕГАИС» при получении новой номенклатуры или из документа «Остатки ЕГАИС».
12. Для сопоставления из справочника «Классификатор алкогольной продукции» необходимо перейти в рабочее место «ЕГАИС».
13. В списке справочника «Классификатор алкогольной продукции» открыть номенклатуру (для которой в колонке «Сопоставлено» указано значение «не сопоставлено»).
14. В открывшейся форме карточки номенклатуры нажать на гиперссылку «Не сопоставлено».
15. В открывшейся форме «Сопоставление алкогольной продукции» нажать на гиперссылку «Соответствие номенклатуры ЕГАИС».
16. Нажать кнопку «Создать» и заполнить соответствие.

12. Для сопоставления из карточки номенклатуры необходимо в карточке перейти в группу реквизитов «Алкогольная продукция» и нажать на гиперссылку «Не сопоставлено с продукцией ЕГАИС».
13. В открывшейся форме с помощью кнопки «Создать» выполнить сопоставление аналогично сопоставлению из классификатора.

19. После указания сопоставления по гиперссылкам будет доступен переход на это сопоставление.

В случае, если используется автосоздание номенклатуры, необходимо проверить корректность заполнения всех указанных выше реквизитов.

Контрагенты: создание и сопоставление с организациями ЕГАИС

Для корректного обмена с ЕГАИС и заполнения алкогольной декларации (при необходимости), требуется сопоставить справочники «Классификатор организаций ЕГАИС» и «Контрагенты».

По каждому элементу справочника «Организации ЕГАИС» в информационной базе требуется:

1. Ввести данные в справочник «Контрагенты».
2. Сопоставить справочники «Классификатор организаций» и «Контрагенты».

Создавать контрагентов можно из справочника «Контрагенты» или из «Классификатора организаций ЕГАИС», принцип создания одинаковый.

Если контрагентом выступает обособленное подразделение, то сначала необходимо создать карточку контрагента головной организации с КПП основной организации.

Для контрагента обязательно заполняются реквизиты:

• наименование;
• ИНН;
• КПП;
• основной банковский счет;
• адрес.

Головная организация и обособленное подразделение будут иметь одинаковый ИНН, но разные КПП. КПП головной организации должен заканчиваться на цифры *****01001.

В карточке контрагента обособленного подразделения обязательно указывается вид контрагента «Обособленное подразделение», а также головная организация, к которой он относится.

Для сопоставления данных необходимо:

1. Перейти в рабочее место «ЕГАИС» — справочник «Классификатор организаций».
2. В списке справочника перейти в элемент справочника «Контрагент» (для которого в строке списка выделено красным значение «не сопоставлено»).
3. Установить для реквизита «Соответствует» значение «Контрагенту».
4. В поле «Контрагент» выбрать контрагента из справочника информационной базы или создать нового.

Получение товарно-транспортных накладных ЕГАИС (ТТН входящая)

Товарно-транспортные накладные (ТТН), полученные из ЕГАИС, хранятся в журнале «Товарно-транспортные накладные (входящие)» (рабочее место «ЕГАИС» — раздел «Закупки»).

Для получения ТТН входящих необходимо выполнить обмен с ЕГАИС в форме рабочего места «ЕГАИС» или непосредственно из списка документов «Входящие товарно-транспортные накладные ЕГАИС». В списке накладных отображаются ТТН, которые имеют разные состояния: Принят из ЕГАИС, К подтверждению и другие.

Также можно получить ТТН в результате автоматического обмена с ЕГАИС по расписанию регламентного задания.

Из загруженных ТТН данные о товарах и организациях-производителях/импортерах или поставщиках автоматически записываются в справочники «Классификатор алкогольной продукции» и «Классификатор организаций» соответственно.

После получения документа ТТН ЕГАИС (входящая) необходимо:

1. Проверить полноту и корректность заполнения вкладки «Основное». При наличии не сопоставленных контрагентов выполнить сопоставление.

2. Проверить полноту и корректность сопоставления номенклатуры информационной базы с алкогольной продукцией ЕГАИС. При наличии не сопоставленной продукции выполнить сопоставление.
3. На вкладке «Товары» проверить алкогольную продукцию с помощью гиперссылки «Выполнить проверку» или значка марки. Для крепкого алкоголя проверить марки путем их сканирования в открывшемся окне. При сканировании марок соблюдается правило «3-х пиков». После контроля нажать «Завершить проверку».

3. Проверить количество, цену и общую сумму документа.
4. Подтвердить документ в ЕГАИС или отказаться от него.

Отказаться от ТТН (например, если такой поставки не было) можно, отправив в систему ЕГАИС уведомление об ошибке:

• С помощью команды «Действия» — «Отказаться от накладной» в журнале «Входящие товарно-транспортные накладные ЕГАИС».

• С помощью гиперссылки «Откажитесь от накладной» в самой накладной.

После получения ответа из ЕГАИС статус ТТН входящей сменится на «Подтверждена». На ее основании можно создать документ «Приходная накладная» или «Поступление товаров и услуг». Документ должен отобразиться в колонке «Поступление товаров» в журнале ТТН входящих ЕГАИС или в соответствующем реквизите самой ТТН.

Если документ поступления был создан независимо от документа ТТН входящей, то можно «привязать» это поступление путем выбора.

Для создания поступления или его выбора можно:

• Нажать на «Требуется оформить» и в появившемся окне выбрать необходимые действия.

• Зайти в документ ТТН ЕГАИС (входящая) и воспользоваться любым из способов.

В документе «ТТН ЕГАИС (входящая)», если продукция получена впервые, или это новый производитель/импортер или поставщик, то их следует сопоставить. Для этого необходимо нажать кнопку «Сопоставить классификаторы» в шапке документа.

В открывшейся форме сопоставления необходимо перейти на нужную вкладку «Организации» или «Алкогольная продукция» и указать соответствующий элемент справочника. Данная обработка автоматически подбирает данные для сопоставления организации ЕГАИС с контрагентом в информационной базе по реквизитам ИНН и КПП.

После завершения сопоставления нажать кнопку «Продолжить». Данные автоматически перенесутся в документ.

Далее осуществить контроль марок для алкогольной продукции.

В случае, если продукция указана в ТТН без упаковок (коробов, паллет), необходимо отсканировать продукцию побутылочно, желательно всю — во избежание рисков. При сканировании статус проверенных позиций будет меняться на «В наличии».

При сверке алкогольной продукции в ТТН (в разрезе коробов и паллет) применяют правило «3-х пиков»:

• 1‑й «пик» (сканирование штрихкода короба) — позиционирование на строке с коробом.
• 2‑й «пик» — начало работы с коробом (строка выделяется жирным). Далее нужно отсканировать вложенную продукцию побутылочно.
• 3‑й «пик» — завершение работы с коробом. Система автоматически проверяет принадлежность бутылок коробу.

При завершении проверки система автоматически установит для неотсканированных бутылок статус «В наличии» или «Отсутствует» в зависимости от выбора пользователя.

Учет расхождений при поступлении алкогольной продукции

Расхождения возникают в том случае, если при проверке было отсканировано другое количество алкогольной продукции или отсканированные марки не соответствуют указанным. Тогда в самой ТТН появляется колонка «Количество факт».

Можно подтвердить получение ТТН ЕГАИС с расхождениями по гиперссылке «Подтвердить получение» в строке «Статус».

При наличии недостачи в систему ЕГАИС передаются данные по отсутствующим позициям для подтверждения поставщиком. Квитанция при отправке Акта расхождения приходит после того, как поставщик отказался от Акта расхождения либо согласился с ним. Если поставщик отказался, то весь алкоголь по данной ТТН будет возвращен на баланс поставщика.

При наличии излишков необходимо у поставщика запросить дополнительную накладную.

Возврат товаров поставщику

Перед отражением возврата алкогольной продукции в ЕГАИС необходимо сформировать учетные документы по возврату.

На основании нужного документа «Поступление (акт, накладная)» необходимо создать документ «Возврат товаров поставщику» и в открывшейся форме в табличной части изменить количество и/или удалить строки.

После проведения документа «Возврат поставщику» можно сформировать документ «Товарно-транспортная накладная ЕГАИС (исходящая)» по кнопке «Выгрузить в ЕГАИС».

В сформированном документе «Товарно-транспортная накладная ЕГАИС (исходящая)» обязательно проверить, чтобы на вкладке «Основное» реквизит «Вид операции» был указан как «Возврат поставщику».

На вкладке «Товары» необходимо нажать на значок марки и в окне подбора добавить алкогольную продукцию путем сканирования марок крепкого алкоголя.

При создании документа «Товарно-транспортная накладная ЕГАИС (исходящая)» колонка «Справка 2» заполняется по данным марок подбором алкогольной продукции.

По команде «Передайте данные» документ передается в УТМ для подтверждения поставщиком. При этом статус документа изменится на «Передано в ЕГАИС». Ответ из ЕГАИС по переданному документу поступит только после того, как поставщик подтвердит данную исходящую ТТН.

Перемещение алкогольной продукции между точками продаж обособленных подразделений (ресторанами)

В программе «1С:Общепит» реализована возможность отражать передачу алкогольной продукции между обособленными подразделениями организации (ресторанами).

Учет таких подразделений может вестись как в одной базе, так и в двух разных. При учете в одной базе для каждого обособленного подразделения (ресторана) создается своя настройка подключения к УТМ.

В качестве организации-отправителя и получателя необходимо выбрать отдельные элементы справочника «Организации ЕГАИС», имеющие одинаковое значение ИНН, но разные КПП.

Для перемещения в одной учетной базе необходимо:

1. Создать и провести документ «Перемещение товаров», в котором в качестве отправителя и получателя указать соответствующие склады организаций (см. рис 40).
2. На основании документа перемещения по кнопке «Выгрузить в ЕГАИС» или отдельно вручную сформировать документ «ТТН ЕГАИС (исходящая)» с видом операции «Расходная накладная».
3. В созданной «ТТН ЕГАИС (исходящая)» на вкладке «Товары» отсканировать штрихкоды упаковок и акцизных марок передаваемой продукции, указать данные Справки 2.
4. Отправить ТТН в ЕГАИС кнопкой «Передать данные». При этом статус ТТН изменится на «Передан в УТМ».
5. После получения подтверждения отправки в результате обмена с ЕГАИС статус документа автоматически изменится на «Обрабатывается клиентом».
6. После обработки придет документ «ТТН ЕГАИС (входящая)», поступление которой следует подтвердить.
7. После подтверждения входящей ТТН статус документа «Товарно-транспортная накладная ЕГАИС (исходящая)» автоматически изменится на «Подтвержден».

Если организация-отправитель посылает отказ от перемещения в ЕГАИС, или организация-получатель отказывается от Акта подтверждения ТТН ЕГАИС, то документ «Перемещение товаров» автоматически распроводится. Процесс оформления перемещения придется начать сначала.

В следующей части статьи рассмотрим настройки операций реализации алкогольной продукции — в связке с программами фронт-офиса и без них, а также порядок создания Актов списания в ЕГАИС.