1С:Автосервис — умное управление автосервисом

Статья будет полезна владельцам и руководителям СТО, автомоек и небольших автосервисов, мастерам-приемщикам, администраторам, менеджерам по закупкам и учета запчастей.

Автосервис — это десятки процессов, которые должны работать синхронно: запись клиентов, подбор запчастей, контроль загрузки постов, расчет нормочасов, учет складских остатков, работа мастеров и постоянное взаимодействие с клиентами. Когда все это ведется вручную или в разных программах, растут риски ошибок, задержек и финансовых потерь.

«1С:Автосервис» помогает полностью структурировать работу СТО — от первого обращения клиента до закрытия заказ-наряда и анализа рентабельности. В статье рассмотрим основные преимущества программы, возможности подсистем, справочные данные и ключевой функционал, который помогает автосервису работать быстрее, точнее и прибыльнее.

Что такое «1С:Автосервис»

Автосервис — готовое решение для автоматизации процессов небольших СТО, автомоек и автосервисов. Программа создана на базе «1С:Управление нашей фирмой», что позволяет использовать мощные механизмы «1С:УНФ» и дополняет их специализированным функционалом для автобизнеса.

Помимо возможностей «1С:УНФ», в программу добавлены:

• учет заказ-нарядов,
• планирование загрузки,
• работа с каталогами запчастей,
• нормочасы,
• учет шин,
• запись клиентов на обслуживание.

Это позволяет автосервису работать в единой системе, исключая хаос в бумагах, электронных таблицах и мессенджерах.

Основные преимущества «1С:Автосервис»

Автосервис получает комплексное управление всеми процессами:

1. Единое информационное пространство.

   От записи клиента до анализа рентабельности бизнеса — все данные хранятся в одной системе.

2. CRM-функционал.

   История обращений, напоминания, работа с клиентской базой, персональные скидки и предложения.

3. Управление автосервисом.

   • планирование загрузки постов и мастеров;
   • учет выполненных работ;
   • анализ эффективности.

4. Управление запасами.

   • потребность в запчастях,
   • резервирование,
   • контроль остатков,
   • работа со складами.

5. Работа с персоналом.

   • учет времени;
   • распределение исполнителей;
   • расчет зарплаты по выработке.

6. Управление денежными средствами

   • касса и банк,
   • контроль оплат,
   • анализ движения денежных средств.

7. Аналитика.

   • себестоимость,
   • рентабельность,
   • KPI сотрудников,
   • эффективность ремонтов.

8. Доступ из любой точки мира.

   Работа через интернет, включая планшетные компьютеры или коммуникаторы.

9. Соответствие требованиям по защите данных.

   Использования решения совместно с защищенным программным комплексом «1С:Предприятие, версия 8.3z», обеспечивающего соблюдение требования законодательства России о защите персональных данных.

10. Быстрый старт.

    Подходит даже для тех, кто не знаком с бухгалтерским и налоговым учетом.

Подсистемы программы

Решение закрывает ключевые области деятельности автосервиса:

• аналитическая отчетность;
• снабжение и закупки;
• продажи (опт и розница);
• складской учет;
• автосервис и ремонт;
• денежные средства;
• имущество;
• зарплата и персонал;
• финансы.

Это позволяет управлять всеми процессами в одном окне, без переключения между разрозненными программами.

Справочные данные: что доступно в системе

Справочник «Номенклатура».

Содержит товары, запчасти и работы.

Полезная функция — список аналогов, который помогает быстро подобрать замену оригиналам.

Если тип номенклатуры — «работа», можно указать:

• способ расчета стоимости (фиксированная/по нормочасам);
• время выполнения;
• модели и комплектации авто, к которым относится работа.

Справочники транспортных средств: автомобили, модели автомобилей и их комплектации.

Система хранит данные по автомобилям:

• VIN,
• историю пробега,
• госномер,
• техпаспорт,
• владельцев.

Историю можно посмотреть непосредственно из карточки автомобиля по вкладке «Характеристики автомобилей»

Справочники ресурсов автосервиса.

• Цеха: в программе ведется иерархия — «Организация, подразделения и цеха». Цеха — это посты, на которые планируется загруженность через планировщика или заявку на ремонт.

  

• Виды ремонтов: справочник имеет неограниченное количество записей. Содержит два типа ремонтов: платный и бесплатный.

  

Справочники автосервиса:

• Нормочасы: содержит информацию о наименовании, цене и применяемой валюте.

  

• Причины обращения: можно автоматизировать процессы вплоть до того, что при выборе всего одной причины обращения подтянется вся информация касаемо запчастей и авторабот. В справочнике создается наименование и описание.

  

Обзор функционала программы

Ценообразование

Используется документ «Установка цен авторабот».

Для раздельного ценообразования авторабот можно настраивать цены по параметрам:

• вид ремонта,
• цех,
• вид цен,
• организация,
• контрагент/договор.

Стоимость может рассчитываться:

1. фиксировано;
2. по нормам времени × стоимость нормочаса.

Прайс-лист формируется в виде отчета — его можно выгрузить/загрузить и настроить фильтры.

Скидки

В программе «1С:Автосервис» настроена гибкая система скидок: клиенту могут быть предоставлены скидки на выполняемые автоработы и продаваемые запчасти.

Скидки можно задавать:

• на весь заказ-наряд;
• на отдельные работы и запчасти;
• для конкретного клиента, договора или организации.

Запись на обслуживание

Планировщик используется для:

• предварительной записи клиентов;
• планирования загруженности;
• расчета предварительной стоимости ремонта.

В планировщике отображаются:

• заявки на ремонт,
• текущие заказ-наряды,
• загруженность постов на вкладке «Загрузка ресурсов».

Отсюда же можно создать новую заявку на ремонт или заказ-наряд.

Документ «Заявка на ремонт»

Для предварительной записи клиента на обслуживание создается документ «Заявка на ремонт».

Документ содержит:

• данные клиента и автомобиля;

  Обратите внимание: если клиент приезжает не первый раз, то данные можно подтянуть из базы. Если впервые, то можно сначала ввести необходимую информацию, а позже по приезду клиента заполнить его как контрагента.
• перечень работ;
• планируемое время выполнения ремонта;
• предварительную стоимость.

По приезду клиента на основании заявки создается заказ-наряд.

Заказ-наряд

Заказ-наряд — это ключевой документ блока «Услуги автосервиса».

В нём фиксируются:

• клиент и автомобиль,
• пробег,

• работы,

  Обратите внимание: для каждой работы указываются исполнители и проценты их участия.
• запчасти и материалы,
• исполнители,
• ресурсы (цех/пост),
• условия гарантии и скидки.

Подбор запчастей доступен с учетом остатков на складах.

Печатные формы заказ-наряда

В заказ-наряде есть множество печатных форм. Рассмотрим три наиболее популярные:

1. Заявка по заказ-наряду: указываются только работы и исполнители.

   

2. Заказ-наряд: печатается после выполнения работ, содержит всю информацию по расходной накладной, выполненным работам с исполнителями и рекомендациями.

   

3. Заявка: печатается для мастера приемщика. Может заполняться автоматически из заказ-наряда.

Документооборот по ремонту

На основании заказ-наряда можно создать один из трех документов:

1. Перемещение запасов в ремонт — запчасти, необходимые для ремонта, передаются со склада в цех.

   Если все необходимые для обслуживания автомобиля расходные материалы находятся на складе, то документом «Перемещение запасов в ремонт» нужные позиции переместятся с определенного склада в конкретный цех и спишутся с остатков.

   

2. Извлечение запасов из ремонта — ошибочно выданные запчасти возвращаются из цеха на склад (тогда в документе указываются товары, которые необходимо убрать, и отражается причина возврата).

   

3. Заказ покупателя — запчасти, отсутствующие на складе, оформляются в Заказ покупателя для дальнейшего заказа у поставщика.

   

Оплата и взаиморасчеты

На основании документа «Заказ-наряд» поддерживаются:

• поступление в кассу;
• оплата на счет;
• оплата картой (с фискализацией).

Для розничной оплаты предусмотрено 3 формы оплаты:

• только наличными денежными средствами;
• только безналичными денежными средствами;
• смешанный (наличные + безналичные).

Отчеты

В 1С:Автосервис доступны десятки аналитических отчетов, среди них:

• Остатки товаров на складах: позволяет проанализировать остаток запасов, резерв и свободное количество товара.

  

• История по заказ-нарядам: отражает историю обслуживания конкретного автомобиля в автосервисе; указывается заказчик, автомобиль, проделанные работы, проданные запчасти и стоимость.

  

• Расход деталей по заказ-нарядам: предназначен для получения информации о количестве и сумме деталей, израсходованных по заказ-нарядам в разрезе номенклатуры и видов ремонта — отражаются запчасти, которые с помощью документа «Передача запасов в ремонт» были использованы.

  

• Выработка исполнителей: служит для получения информации о количестве выполненных работ исполнителями по заказ-нарядам и сумме выполненных работ, согласно проценту участия того или иного исполнителя за указанный период. Удобно отслеживать заработную плату сотрудников и их занятость.

  

Синхронизация данных 1С:Автосервис с 1С:Бухгалтерией

1С:Автосервис поддерживает синхронизацию со многими решениями, включая 1С:Бухгалтерию.

Синхронизация необходима для:

• автоматизированного обмена данными между системами;
• передачи ключевой информации: заказы, услуги, запчасти, клиенты, платежи;
• поддержания актуальности данных;
• исключения двойного ввода и ручных ошибок;
• гибких настроек (по расписанию или в реальном времени).

Результат:

1. сокращение времени на рутинные операции;
2. единая база данных для учета и отчетности;
3. повышение точности финансового учета.

Чат-боты и уведомления: интеграция популярных мессенджеров с 1С:Автосервис

Возможности интеграции:

• автоматизация уведомлений — клиенты получают SMS и сообщения в Telegram, ВКонтакте и других мессенджерах;
• онлайн-запись с сайта и соцсетей прямо в 1С;
• напоминания о визитах, акциях, платежах;
• обратная связь — сбор отзывов и оценок через чат-боты;
• CRM в мессенджерах — история общения и заказов под рукой.

Выгоды:

• Удобство для клиентов — общение в привычных мессенджерах.
• Снижение нагрузки на менеджеров — автоматизация рутины.
• Рост лояльности — своевременные уведомления и персонализация.

Резюмируя

• «1С:Автосервис» — это современная, удобная и гибкая система, которая полностью покрывает потребности автосервиса: от записи клиентов и работы с заказ-нарядами до анализа финансовой эффективности и интеграции с мессенджерами.
• Программа помогает сократить количество ручных операций, устранить ошибки, ускорить обслуживание клиентов и обеспечить прозрачность всех процессов.

Подписывайтесь на Telegram-канал «1С-Рарус Официальный», чтобы не пропустить новые выпуски.