Работа с чеками и кассовая дисциплина в 1С:Ресторан и 1С:Фастфуд, ред. 3

Статья будет полезна владельцам и управляющим ресторанов, кафе и предприятий быстрого питания, администраторам и кассирам, а также специалистам, которые отвечают за настройку и работу кассового оборудования.

Ошибки в работе с наличными денежными средствами при оформлении кассовых операций или использовании контрольно‑кассовой техники (ККТ) нередко приводят к штрафам со стороны контролирующих органов и сбоям в учете. Чтобы избежать этого, всем организациям и ИП, ведущим расчеты с клиентами, нужно соблюдать кассовую дисциплину.

В этой статье рассмотрим основные требования кассовой дисциплины и расскажем, как они реализованы в программах «1С:Ресторан» и «1С:Фастфуд».

Иллюстрации в документе подготовлены с использованием демонстрационной базы с вымышленными сведениями. Совпадения с реальными данными случайны.

Настройка оборудования и распределение прав

Перед началом работы необходимо подключить: фискальный регистратор, сканер, терминал эквайринга.

Для этого необходимо:

1. Перейти в раздел «Ресторан/Фастфуд», затем «Настройки».

2. Выбрать «Настройка оборудования».

   Обратите внимание: если организация использует режим послабления GTIN, при подключении оборудования нужно использовать драйвер «1С‑Рарус».

   Подробнее о режиме GTIN описано в статье.

   

   Рисунок 1. 1С:Ресторан. Раздел для настройки оборудования

3. Создать пользователей для кассира и администратора смены (старшего кассира).
4. Перейти в раздел «Ресторан» или «Фастфуд», затем «Справочники фронта».

5. Выбрать «Пользователи» и обязательно назначить роли и права доступа.

   

   Рисунок 2. 1С:Ресторан. Раздел для настройки пользователей

6. Пользователь должен иметь только необходимые для работы права:
   • Кассир — открывает/закрывает смену, оформляет заказы и принимает оплату.
   • Администратор смены — контролирует операции, инкассацию, оформляет чеки коррекции и возвраты.

7. В карточке пользователя на вкладке «Роли во фронт-офисе» можно выбрать роль из существующих или создать новую с возможностью скопировать права из базовой роли и отредактировать их для новой с помощью установки/снятия флажков.

   

   Рисунок 3. «1С:Ресторан» или «1С:Фастфуд». Настройка роли пользователя

8. К пользователю необходимо привязать сотрудника. Его можно создать в карточке пользователя на вкладке «Сотрудники пользователя». Для кассира обязательно указать ИНН, он должен быть трудоустроен на соответствующую должность.

   

   Рисунок 4. «1С:Ресторан» или «1С:Фастфуд». Настройка сотрудника

   

   Рисунок 5. «1С:Ресторан» или «1С:Фастфуд». Настройка сотрудника — прием на работу

Открытие/закрытие смены

В соответствии с регламентом, кассовая смена не должна превышать 24 часа — иначе фискальный накопитель не сформирует признак документа.

В программах «1С:Ресторан» и «1С:Фастфуд» учет кассовых смен ведется отдельными операциями в разделе «Сервис» рабочего места фронт‑офиса.

Для открытия смены используется операция «Нулевой чек», для закрытия смены — «Z-отчет» на текущей ККТ и «Закрытие смены» на всех ККТ и сверки на эквайринговом терминале.

При открытии смены распечатается нулевой чек.

При закрытии смены система выведет запрос, после подтверждения которого смена будет закрыта.

Также распечатается отчет о закрытии смены и выполнится выемка выручки за минусом лимита остатка наличных денежных средств в кассе ККМ.

Операция «Z-отчет» проводит документ «Кассовая смена» и закрывает только смену на текущем рабочем месте. Используется при завершении работы какой-то конкретной кассы ККМ.

Операция «Закрытие смены» проводит документы «Кассовая смена» и «Смена заведения», закрывает все смены и выполняет сверку итогов на эквайринговом терминале. Используется при завершении работы всего заведения.

Можно настроить проведение операции «Закрытие смены» в разделе «Ресторан/Фастфуд» — «Настройки» — «Еще больше возможностей». Указать, чтобы смена закрывалась только на текущем рабочем месте.

Оформление кассовых операций

Оформление поступления и выдачи наличных

Для контроля движения наличных денежных средств каждая операция с ними должна быть документально подтверждена.

• Внесение наличных — оформляется при внесении наличных в кассу (для размена, оплаты поставщику). Формируется документ «Приходный кассовый ордер (ПКО)».
• Выемка наличных — оформляется при выдаче наличных из кассы (поставщику или сотруднику, инкассация). Формируется документ «Расходный кассовый ордер (РКО)».

Внесение и выплата наличных средств осуществляются в разделе «Сервис».

Необходимо выбрать нужную операцию, указать сумму внесения / выемки и нажать кнопку «Ввод». После этого денежные средства будут внесены / изъяты и распечатается соответствующий чек.

Работа с чеками и передача данных

При любых расчетах (наличными, банковской картой, электронными средствами) организация обязана применять ККТ. Отсутствие пробитого чека, задержка передачи данных или проведение расчета без ККТ являются нарушениями законодательства РФ.

В «1С:Ресторан» или «1С:Фастфуд» формирование и отправка чеков выполняются автоматически. Система фиксирует каждую операцию, контролирует передачу данных и отображает статус чека.

Для корректной работы в используемых типах оплаты необходимо установить признак «Фискальный» (раздел «Ресторан» или «Фастфуд» — «Оплата и списание» — «Типы оплат»).

Каждый расчет должен сопровождаться:

• формированием фискального чека в 1С;
• передачей его в ОФД через ККТ;
• последующей отправкой данных в ФНС;
• при наличии маркированной продукции передан в «Честный знак»;

  Читайте подробнее в статье «Работа с маркированными товарами в решениях „1С‑Рарус“ для предприятий общепита».

• при продаже алкоголя передан в ЕГАИС.

  Читайте подробнее в статье «Подключение ЕГАИС в программе „1С:Ресторан. Фронт‑офис“».

Если не удается распечатать чек, система оповестит об этом и подскажет шаги действия для исправления ошибки. Пользователь может устранить её самостоятельно или обратиться на линию консультаций.

Возвраты и чеки коррекции

При неверно пробитом чеке или отказе клиента от покупки оформляются чеки возврата и коррекции.

• Возврат — оформляется, если гость отказался от заказа.

  Для оформления возврата используется операция «Возврат» в разделе «Сервис».

  

  Рисунок 20. «1С:Ресторан». Операция возврата чека

  В списке чеков необходимо выбрать чек, по которому требуется оформить возврат, указать причину возврата и подтвердить печать чека.

  

  Рисунок 21. «1С:Ресторан» или «1С:Фастфуд». Оформление возврата чека

  После чего возврат будет оформлен и распечатается чек возврата.

  

  Рисунок 22. Чек возврата

  Причины возврата настраиваются в справочнике «Причины отмен и списаний».

  Для этого в разделе «Ресторан» или «Фастфуд» нужно выбрать «Оплата и списание», а затем «Причины отмен и списаний».

  Можно создать новую причину или отредактировать существующую, при наличии соответствующих прав у пользователя.

  

  Рисунок 23. «1С:Ресторан» или «1С:Фастфуд». Настройка причин отмены чека

• Чек коррекции — применяется при ошибках в расчетах, когда пробитый чек нужно исправить по требованию ФНС или при самостоятельно обнаруженной ошибке. Создается на основании пробитого чека, если используется формат фискальных данных 1.2 (ФФД).

  Для создания чека коррекции необходимо перейти в раздел «Ресторан/Фастфуд», затем в «Документы фронта» выбрать «Чеки ККМ» и открыть нужный чек.

  

  Рисунок 24. «1С:Ресторан» или «1С:Фастфуд». Выбор чека основания для коррекции

  В форме чека нажать на опцию «Создать на основании» и выбрать вариант «Чек коррекции».

  

  Рисунок 25. «1С:Ресторан» или «1С:Фастфуд». Создание чека коррекции

  В открывшейся форме чека коррекции на вкладке «Главное» заполнить тип и описание коррекции. Если по предписанию ФНС, то нужно указать его номер.

  

  Рисунок 26. «1С:Ресторан» или «1С:Фастфуд». Заполнение чека коррекции

  Далее на вкладке «Товары» отредактировать товарный состав чека или ставку НДС. В нашем примере меняется количество коктейля.

  

  Рисунок 27. «1С:Ресторан» или «1С:Фастфуд». Корректировка данных чека

  На вкладке «Оплата» выбрать корректную итоговую сумма чека. После этих действий нажать на кнопку «Создать чеки».

  

  Рисунок 28. «1С:Ресторан» или «1С:Фастфуд». Корректировка суммы оплаты в чеке

  Распечатается новый чек прихода.

  

  Рисунок 29. Чек коррекции

  В списке чеков коррекции отобразятся 2 чека: возвратный и корректный. Т. е. неверный чек был возвращен и сформирован новый корректный.

  Также можно посмотреть в связке с чеком основанием.

  

  Рисунок 30. «1С:Ресторан» или «1С:Фастфуд». Контроль чеков коррекции

  В случае, когда клиент ушел и у него ошибка в чеке (например, неверная ставка НДС), необходимо:

  • напечатать чек коррекции, если у ККТ ФФД 1.2;
  • напечатать чек возврата и пробить чек с корректной ставкой НДС, если 1 ККТ ФФД 1.05.

Групповая обработка чеков коррекции

В программе можно исправить чеки массово, если была неверно указана ставка НДС. Для этого используется обработка «Групповая корректировка чеков».

Чтобы ее найти, необходимо перейти в раздел «Ресторан/Фастфуд», затем «Документы фронта», затем «Групповая корректировка чеков».

В форме обработки на вкладке «Параметры корректировки» необходимо заполнить: тип, описание и вид корректировки. В табличной части выбрать исходное (заменяемое) и новое значения для ставок НДС.

Далее на вкладке «Создание документов» нужно заполнить данные по организации и кассе ККМ, при необходимости отфильтровать по дате/периоду. В табличной части отметить чеки, которые необходимо откорректировать и нажать кнопку «Создать чеки».

После успешной корректировки система выдаст оповещение и в табличной части отобразятся данные о чеках сторно (возвратных) и скорректированных.

В списке чеков коррекции отобразятся возвратные и корректные чеки.

Сверка итогов и отчетность

В конце смены кассир выполняет сверку наличных и закрытие смены.

При закрытии смены проводятся документы:

• Кассовая смена — содержит данные об открытии и закрытии смены кассы ККМ.
  

  Рисунок 37. «1С:Ресторан» или «1С:Фастфуд». Документ «Кассовая смена»

• Смена заведения — охватывает все кассовые смены и подразумевает завершение работы всего оборудования, в частности касс ККМ и эквайринговых терминалов.
  Обратите внимание: право на закрытие смены заведения следует предоставить администратору смены (старшему кассиру), а кассирам — только на закрытие кассовой смены.
  

  Рисунок 38. «1С:Ресторан» или «1С:Фастфуд». Документ «Смена заведения»

• Отчет о розничных продажах — содержит данные о всех продажах и возвратах за текущую смену кассы ККМ.

  

  Рисунок 39. 1С:Ресторан или 1С:Фастфуд. Документ «Отчет о розничных продажах»

Администратор контролирует корректность операций, формирование отчетов и соответствие фактического остатка данным системы.

К основным отчетам относятся:

• деньги в кассах ККМ;
• отчет по чекам;
• розничная выручка;
• статистика по чекам;
• продажи.

Перейти к ним можно из раздела «Продажи» — «Аналитика» — «Отчеты».

Больше отчетов предусмотрено в решениях бэкофиса «1С:УНФ:Управление предприятием общепита» и «1С:Общепит».

В течение рабочей смены можно просмотреть данные по суммам продаж и остаткам наличных денежных средств в кассе ККМ с помощью операций «Состояние устройства» и «Х‑отчет». Они не закрывают смену и не обнуляют данные, можно формировать в любое время в течение открытой смены неограниченное количество раз.

Резюмируя

Соблюдение кассовой дисциплины — не только требование закона, но и залог финансовой безопасности вашего бизнеса. Решения «1С:Ресторан» и «1С:Фастфуд» закрывают ключевые задачи: от ведения кассовых операций и контроля лимитов до передачи данных в ОФД, Честный ЗНАК, ЕГАИС и формирования отчетности.