Описание функционала
Решение состоит из нескольких функциональных блоков:
- управление автопарком;
- управление заказами и диспетчеризация;
- учет путевых листов;
- учет ГСМ и технических жидкостей;
- учет ремонтов и агрегатов;
- учет ДТП и штрафов;
- складской учет запчастей и расходных материалов;
- учет работы водителей;
- взаиморасчеты с контрагентами;
- учет доходов и расходов;
- обмен данными с типовыми конфигурациями «1С».
Управление автопарком
Решаются следующие задачи:
- ведение справочника транспортных средств,
- контроль окончания сроков действия документов ТС и водителей,
- учет выработки ТС и оборудования.
Вся основная информация о собственных автомобилях компании хранится в справочнике «Транспортные средства и оборудования».
Нормы прохождения планового технического обслуживания задаются по моделям ТС. Программа позволяет настраивать нормы ТО как по различным параметрам выработки (пробег, количество выполненных операций, наработка в моточасах и т. д.), так и в зависимости от календарных сроков.
При приближении очередного ТО автомобиль попадает в отчет «Контроль сроков приближения ТО», а в списке ТС он выделяется специальной пиктограммой.
Функциональные возможности программы позволяют вести учет и контроль срока действия любых документов водителей и автомобилей. Есть возможность загружать и хранить скан-копии документов в системе.
При истечении срока действия документа в списке ТС автомобиль помечается специальной пиктограммой, а сводную информацию может получить в отчете.
Информация по просроченным документам автоматически переносится в архив.
Управление заказами и диспетчеризация
Решаются следующие задачи:
- учет и распределения заказов на автомобили;
- учет разнарядок;
- работа с маршрутными листами;
- выписка путевых листов.
«1С:Управление автотранспортом Стандарт» имеет удобную систему учета и распределения заказов на автомобили.
Заказы на автотранспорт могут учитываться от внутренних подразделений компании и от сторонних контрагентов.
В заказе на ТС учитываются:
- адреса и временные окна доставки грузов;
- параметры груза (в том числе весо-объемные характеристики);
- оказываемые в рамках перевозки услуги;
- требования к транспорту.
В программе возможно формировать суточные разнарядки на транспорт.
Выписка разнарядки на выпуск автомобилей происходит с учетом различных режимов работы ТС и графиков работы водителей.
АРМ Диспетчера предназначен для автоматизации рабочего места диспетчера.
Основное назначение АРМ — помощь в отработке заказов покупателей и формирования заданий на перевозку.
Возможности:
- Быстрый подбор заказов;
- Заполнение документов «Маршрутный лист»;
- Работа с журналом «Маршрутные листы»;
- Работа с журналом «Путевые листы»;
- Группового формирование и печать документов «Разнарядка».
Выписка и обработка путевых листов
В программе можно выписывать и обрабатывать путевые листы различных видов:
- легкового автомобиля (форма №3);
- грузового автомобиля (повременный №4-П, сдельный №4-С);
- специального автомобиля (форма №3 спец);
- междугороднего автомобиля (форма №4-М);
- автобуса необщего пользования(форма 6-С);
- индивидуального предпринимателя (формы № ПЛ-1, ПА-1, ПГ-1);
- рапорт о работе строительной машины (ЭСМ-2).
Все перечисленные печатные формы путевых листов являются унифицированными.
Выписка путевого листа выполняется как ручным вводом, так и автоматической пакетной выпиской. Режим пакетной выписки особенно удобен для предприятий с большим автопарком, поскольку позволяет за короткий промежуток времени сформировать и распечатать путевые листы с минимальными трудозатратами диспетчера.
При обработке путевого листа программа рассчитывает параметры выработки ТС и водителей по рейсу (пробег с грузом, время в наряде, в работе и в простое и другие), а также нормативный и фактический расход ГСМ и ТЖ автомобилей.
На основании данных путевых листов программа формирует аналитические отчеты:
- наработка оборудования в моточасах;
- карточка работы ТС;
- пробег ТС;
- выработка ТС;
- диаграмма состояния ТС (в виде диаграммы Ганта);
- и другие по требованиям компании.
Учет ГСМ и ТЖ
Решаются следующие задачи:
- учет оборотов и расхода топлива и ТЖ автомобилями;
- учет расхода топлива для строительных механизмов и специальных автомобилей с неограниченным количеством оборудования и прицепов;
- учет топлива в разрезе каждого ТС;
- учет фактов экономии и пережогов топлива водителями в каждом рейсе;
- контроль актуальных остатков ГСМ и тех. жидкостей на ТС.
Расчет нормативного и фактического расхода топлива.
Для автомобилей возможно учитывать базовые нормы расхода ГСМ, а также нормы расхода топлива на специальные работы. Есть учет корректировочных коэффициентов (сложные условия работы, температурные коэффициенты, сезонные надбавки).
Все алгоритмы расчета нормативного расхода топлива разработаны в соответствии с приказом Министерства Транспорта.
Заправки и сливы ГСМ
Основные возможности:
- создание и учет документов на слив ГСМ;
- возможность проведения инвентаризации остатков топлива в баках автомобилей;
- учет заправок со склада, за наличные, по пластиковой карте, по талонам, от поставщика;
- возможность загрузки отчетов процессинговых центров по детализации заправок ГСМ по пластиковым картам;
- возможность сравнения загруженных заправок с чеками водителей.
Полную картину по движению топлив и ТЖ в организации можно проанализировать с помощью различных отчетов:
- ведомость движения ГСМ;
- ведомость прихода-расхода ГСМ на ТС;
- заправки ГСМ;
- сравнение заправок по пластиковым картам.
Полная прозрачность оборотов на предприятии позволяет пресекать различные манипуляции водителей с топливом, предотвращая его перерасход.
Учет ремонтов и агрегатов
Предназначена для учета плановых ТО автомобилей и выполненных ремонтов.
Основные возможности:
- учет заявок на ремонт;
- учет ТО и ремонтов техники в собственной ремонтной зоне и в сторонних автосервисах;
- печать унифицированной формы М-11 «Требование-накладная» из документа «Ремонтный лист»;
- учет агрегатов;
- учет фактов установки и замен шин, аккумуляторов и прочей дополнительной комплектации.
Программа позволяет детально проанализировать информацию по всем предстоящим и выполненным ремонтам и ТО транспорта.
Есть отчеты «Планирование ТО» и «График ТО» для планирования технического обслуживания.
Есть отчеты для анализа всех использованных при ремонтах расходных материалов и запчастей, есть возможность вести рейтинг автомобилей по затратам на ремонт.
Учет агрегатов ведется выполняется в разрезе каждого автомобиля, а шин — еще и разрезе мест установки.
Для удобной работы механика в ремонтном листе предусмотрен мастер установки шин, который позволяет быстро и наглядно, используя макеты ТС, производить следующие операции:
- устанавливать, менять шины;
- проверять информацию по имеющимся на автомобиле шинам;
- переносить подобранные со складав шины в документ.
В программе фиксируется информация о дате и месте установки каждой конкретной шины.
На основании данных по пробегу ТС программа рассчитывает текущий износ шин, установленных в данный момент на автомобиле, что позволяет заранее спрогнозировать сроки их замены.
Учет ДТП и штрафов водителей
Функционал предоставляет следующие возможности:
- Учет и оформление документов о ДТП;
- Учет данных экспертизы ущерба и страховой компании, сторонних участников ДТП;
- Ведение статистики причин ДТП, характерах нарушений ПДД;
- Ведение рейтинга водителей-нарушителей.
Отчеты позволяют проанализировать причины аварийности, частоту участия в ДТП водителей, сопоставить суммы выплат страховых компаний с затратами на восстановительный ремонт ТС.
В программе также реализован учет штрафов:
- печать формы согласия для удержания штрафов из з/п;
- хранение фотографии нарушений;
- ведение рейтинга водителей-нарушителей;
- ведение аналитики по видам нарушений ПДД.
Аналитические отчеты по штрафам позволяют проанализировать статистику по нарушениям ПДД, вывести рейтинг водителей-нарушителей ПДД.
Складской учет запчастей и расходных материалов
Основновные возможности:
- учет поступления запчастей, топлив и ТЖ и расходных материалов на склад;
- внутреннее перемещение номенклатур между складами;
- списание товаров на автомобиль;
- возможность проведения инвентаризаций товаров;
- контроль актуальных остатков товаров на складах.
Проанализировать движение товаров на складах и остатки можно с помощью различных отчетов.
Учет работы водителей
Основные задачи:
- учет выработки и рабочего времени водителей;
- начисление заработной платы по путевым листам.
Программа позволяет:
- формировать, хранить и печатать индивидуальные графики работы водителей на произвольный период времени (месяц, год и т. д.);
- можно использовать графики работы как для предприятия в целом, так и для его подразделений (например, график работы автоколонны);
- производить план-фактный анализ отклонений водителя от графика (недоработки, переработки).
В программе предусмотрена возможность документом «Использование сотрудниками рабочего времени» вводить различные отклонения в использовании водителями рабочего времени.
Доступна возможность корректировать плановое рабочее время сотрудников без изменения графика работы. Корректировки позволяют планировать рабочее время с учетом отклонений, например, отпуск или больничный.
Корректировка плана учитывается при заполнении экипажа ТС по графикам в документах.
Есть возможность печати графика работы сотрудника на год, в том числе с учетом корректировок.
На основании этих данных автоматически формируется табель учета рабочего времени — унифицированная форма Т13.
Сведения о начисленных выплатах водителям фиксируются в документе «Начисление зарплаты».
Эти данные могут использоваться для расчета налогообложения и формирования отчетности, а также могут быть выгружены в типовые конфигурации «1С».
Взаиморасчеты с контрагентами
Решаются следующие задачи:
- ведение прейскурантов и тарифов на транспортные услуги;
- расчет стоимости оказанных услуг;
- формирование документов реализаций, счетов и актов, реестров.
Отличительная особенность программы — продуманный справочник тарифов, позволяющий создавать сложные тарифы, гибко настраивать области их действия для контрагентов и договоров контрагентов, для маршрутов, для моделей ТС и проч.
В программе возможно:
- настроить зависимость величины тарифа от объема выполненной работы;
- устанавливать фиксированные тарифы;
- создавать сложные тарифы.
На основании действующих тарифов программа может автоматически рассчитывать стоимость оказанных транспортных услуг в документе «Товарно-Транспортная накладная», который может быть создан внутри путевого листа.
За произвольный период времени для клиентов могут быть сформированы счета и акты услуг с различной степенью детализации.
Помимо счетов и актов, можно сформировать реестр оказанных услуг.
Доступно формирование соответствующих бухгалтерских документов в типовых конфигурациях «1С».
Учет доходы и расходов
Решаются следующие задачи:
- учет прямых оперативных расходов на собственный транспорт;
- расширенная настройка различных планов затрат по организациям;
- гибкая настройка базы для распределения доходов и расходов;
- учет прочих затраты на автомобили.
Прямые затраты определяются на основании путевых и ремонтных листов: стоимость ГСМ, стоимость ремонтов и технического обслуживания, износ автомобилей и шин.
Для каждой из статей доходов/затрат, а также статьи себестоимости есть возможность задать способ распределения, вариант распределения между аналитиками и базу.
Отчеты по затратам можно получать в различных разрезах аналитики, например, в разрезе заказов на ТС, автомобилей, подразделений или в разрезе заказчиков.
По итогу работы можно проанализировать рентабельность работы транспорта.
Обмен данными с типовыми конфигурациями «1С»
Конфигурация «1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом Стандарт» интегрируется посредством обмена данными с наиболее распространенными типовыми конфигурациями «1С», в том числе поддерживается обмен в формате EnterpriseData.
